Shift NP 2.0 – программа автоматического
составления эффективных расписаний для бизнеса
(Краткий обзор продукта)
Оглавление
Задача
составления расписания.
2
Возможности
программы Shift NP 2.0.
2
Как
достигается эффективность расписаний.
3
Применение.
3
Иллюстрации к
программе.
4
Начало работы
с компанией NP Soft
9
Задача составления
расписания возникает во многих областях деятельности:
- Транспорт
- Энергетика
- Коммунальные услуги
- Аварийные службы
- Силовые структуры
- Банковское дело, страхование
- Торговля
- Сервисные центры
- Государственные услуги
- Промышленность
и во многих других.
Составление расписаний
является составной частью планирования. Типовое планирование предполагает
оборудование «рабочих мест» и установление их «режима работы». Для выполнения
работ выделяются «ресурсы» (сотрудники), которые должны обеспечить эффективную
работу бизнеса. Составление расписания состоит в распределении сотрудников по
рабочим местам, указанию дней и времени их работы.
В программе Shift NP
можно описывать требования к расписанию, составлять его в автоматическом режиме
(рассчитывать), анализировать, делать отчеты; также имеются интерфейсы для
интеграции программы с другими информационными системами. Программа Shift NP содержит небольшое количество базовых типов требований; прочие
требования создаются комбинированием базовых типов. Ниже приведен небольшой
список требований, которые могут быть созданы в Shift NP:
·
Планы работ,
в том числе в виде привычных «рабочих мест» и их «режимов работы»
·
Ранжирование
планов работ по значимости (важности)
·
Планы с
совмещениями работ по специальностям и перекрывающимся во времени сменам
·
Обеспечение
минимального допустимого количества сотрудников
·
Предпочтения
сотрудников по дням недели, конкретным датам, сменам (ночным, дневным и т.д.)
·
Ограничение
нагрузки сотрудников на интервалах времени с учетом и без учета смен в течение
дня (например, предпочтительно работать по 40 часов в неделю)
·
Предпочтения
сотрудников по рабочим местам, в том числе и по «расстоянию» от дома до
рабочего места
·
Требование
определенной месячной выработки сотрудником
И т.д. и т.п.
Составление расписания
связано не только с описанием требований и автоматическим расчетом. Shift NP поддерживает полный
жизненный цикл расписания:
·
Вводные
требования на момент начала расписания (чтобы, например, не получить на стыке
10 рабочих дней подряд)
·
Анализ
расписания после расчета или изменения требований – будут выведены не
удовлетворенные требования
·
Использование
фактических данных для анализа и расчета
·
Частичный
перерасчет расписаний при изменении требований с минимизацией изменений в уже
имеющемся расписании
·
Возможность
использования образцов расписаний – текущее расписание составляется путем
внесения изменений в образец. Это позволяет иметь сотрудникам более-менее
регулярный график работы, незначительно изменяющийся от недели к неделе.
·
Самые
разнообразные отчеты в различных разрезах
·
Сравнительные
отчеты, которые позволяют сравнивать план и факт, видеть замены при частичном
перерасчете расписания.
·
Возможно
использование нескольких расписаний в одном файле, что позволяет составлять
расписания для независимых (или почти независимых) друг от друга групп
сотрудников.
·
Возможность
объединения расписаний в кластеры, позволяющих использовать все расписания
кластера видеть как единое целое
На практике требования к
расписанию противоречат друг другу. Чтобы расписание можно было составить,
часть требований должны будут остаться не удовлетворенными. Для автоматического
разрешения конфликтов требований Shift NP использует так
называемые значимости. Значимость – это целое число от 0 (минимальная
значимость) до 10000 (максимальная значимость – требование очень важное). При
введении данных в Shift NP вводятся еще и значимости, соответствующие
важности требований. При автоматическом составлении расписания Shift NP стремится составить такое расписание, которое обеспечит максимальную
суммарную значимость удовлетворенных требований. Таким образом, Shift NP при расчете стремится найти оптимальное (наилучшее) расписание.
После составления
расписания и его изучения обнаруживается, что некоторые требования были
упущены, другие введены с ошибками, третьи были неточно сформулированы
сотрудниками, и т.д. Для обнаружения неудовлетворенных требований и изучения
самого расписания существует множество отчетов, позволяющих увидеть расписание
в разных ракурсах. На практике реальное количество повторных расчетов может
исчисляться десятками раз.
Автоматическое разрешение
конфликтов требований и мощная система анализа / отчетности является
критической для практической пригодности программ составления расписаний.
Программа Shift NP обладает такими возможностями.
Программа может быть
использована:
- Отделами кадров и диспетчерами предприятий, в
которых затраты на персонал и организацию их работы являются существенными
- Консалтинговыми компаниями,
специализирующимися в области оптимизации персонала
- Разработчиками программного обеспечения,
желающих иметь составления расписания как часть бизнес-приложения
Ниже приведены снимки
фрагментов окон программы Shift NP и сделаны комментарии. С помощью них можно
получить некоторое представление о том, как выглядит программа.
Общий вид программы
Программа представляет
собой классическое Windows-приложение: меню, панель команд, панель
навигации, рабочая область и строка статуса.
На панели навигации видны
основные элементы, с которым работает программа: офисы, работы, смены, ресурсы,
кластеры и собственно расписания. Внутри расписания задаются планы работ, общие
и персональные требования сотрудников. После расчета появляется график работ с
указанием работы, сотрудника, дня и смены (его можно увидеть в поддереве
«Реализация»).
На картинке также видно,
что в файле расписания для продавцов, кассиров, охраны и менеджмента были
созданы отдельно друг от друга. Кроме этого, имеются образцы расписаний
(«Продавцы» 7 и т.д.) и текущие расписания. Из-за большого количества
продавцов, для каждого магазина имеется собственное расписание, а сами
расписания находятся в папках – текущие расписания находятся в папке «Текущее
продавцов».
План работ (план заполнения рабочих мест)
Ниже приведен план
работ для кассы магазина №1
Имеется 3 основные
кассы и одна дополнительная; первые две с 08:00 (с 09:00 по выходным) по 16:00
обслуживает одни кассиры (утренняя смена), а с 16:00 по 23:00 – другие 2
кассира (вечерняя смена). Третья касса работает с 11:00 по 21:00 –
обслуживается одним человеком в день. 10000 в колонке значимость указывает на
высокую важность работы всех трех касс. Дополнительная касса (значимость заполнения
«рабочего места» 2500) работает по скользящему графику. Режим работы
дополнительных касс магазинов устроен так, чтобы обеспечить постоянный «горячий
резерв» на случай болезни сотрудников основных касс.
Компетентность сотрудников
Сотрудница «Алексеева Е.
П.» компетентна выполнять работы по кассе Кс01, Кс02, Кс03 («Кс» – сокращение
от «Касса»; 01, 02, и 03 – номера магазинов). Если в матрице нет отметки
компетентности, то система не назначит сотрудника на соответствующую работу.
Требование смежного
отдыха
На картинке ниже приведен
пример требования двух смежных смен в неделю:
Отчет по
расписанию в разрезе сотрудников
Фрагмент одного из
отчетов по рассчитанному расписанию:
Здесь:
- «Мг01», «Мг02» – это магазин 1, магазин 2.
- «отп» – это сокращение от «отпуск».
- Числа – это длительность рабочей смены.
Анализ
Так выглядит
фрагмент результата анализа «образца» расписания (шаблонного длительностью в 1
неделю):
На нем видны
запланированные и не назначенные элементы расписания по кассам 2 и 3 (Кс02 и
Кс03), а также нарушения 40-ка часовой недели. Воробьева имеет в неделю
нагрузку 41 час, а Громова М.А. – 43 часа.
Квазипериодическое
расписание
Расписание было
составлено по двухнедельному образцу с помощью перестановок.
Изменения в сравнении с
образцом связаны с отпуском Быкова А. В. и другими требованиями. «Дн» – дневная
смена; «Нч» - ночная смена.
Расписание с совмещениями
Ниже приведен фрагмент
расписания для сотрудников столовой бизнес - центра:
При совмещениях
конкретная работа сотруднику может назначаться «на месте», поэтому большинству
сотрудников указаны совмещение («Совм») и смена: «День» (Дн), «Полная» (По),
«Вечер» (Вч). Лишь Власова Г.У. и Ширяева К. П. имеют прямое назначение на
работу («Повар»).
Частичный
перерасчет расписания
На картинке ниже
видны изменения рабочих дней, связанный с болезнью сотрудника «Петров Т. П.»:
Это сравнительный отчет
между двумя типами планов: «Вч» – вычисленный план; «Рб» – рабочий план. После
перерасчета и сравнения выявлены необходимые изменения, которые помогут
сохранить выполнение самых значимых работ.
Временная
диаграмма Shift NP.
Временная диаграмма
приведена ниже.
Текущая дата, начальная
дата и длительность устанавливаются в свойствах расписания. Временная диаграмма
используется для того, чтобы при расчете и анализе можно было учитывать:
- Фактические данные («Факт»)
- Рассчитанные и уже утвержденные планы
(«Плановый факт»)
- Уже рассчитанные, но еще не утвержденные
планы внутри «Расчетного периода»
Пример
отчета в Excel
Программа Shift NP позволяет делать отчеты
во внешние форматы, в том числе Rtf (Word), Html (Интернет) и Excel. На картинке ниже виден фрагмент одного из таких
отчетов.
В левом верхнем углу
– начальная дата; правее дни месяца и недели. График работы указывается кодом
работы и длительностью, стоящей на пересечении дня месяца (столбцы) и
сотрудника (строки). Например, сотрудник «Новиков А. Р.» должен отработать 2-го
апреля 13 часов на одной из касс магазина №2 («Кс02»), 3-го – 6 часов, и т.д.
Для удобства сотрудники сгруппированы по магазинам, к которому они приписаны –
на картинке видны две строки, где жирным шрифтом выделены коды магазинов «Мг02»
и «Мг03».
Более подробную
информацию можно найти на нашем сайте http://np-soft.ru. С вопросами и комментариями можно обратиться по e-mail: contact@np-soft.ru.
В течение месяца с
момента обращения мы готовы бесплатно консультировать по вопросам применения Shift NP для решения задач составления
расписаний в компании заказчика. Кроме этого, силами NP Soft, возможен один пробный расчет по данным,
предоставленным заказчиком.
Васильев Сергей Васильевич.
26.12.2011
На главную страницу сайта >>
|
